Cuentas anuales: elaboración y depósito
Las cuentas anuales son aquellas que toda empresa debe presentar anualmente ante el Registro Mercantil, para su inscripción y publicación, de forma tal que un tercero pueda conocer la situación financiera de la empresa.
Están obligados a presentar estas cuentas las sociedades anónimas y limitadas, las sociedades extranjeras con sucursales en España, los fondos de pensiones y las sociedades comanditarias (por acciones y de garantías recíprocas).
Solo están excluidos de presentar cuentas anuales los empresarios individuales.
Las cuentas anuales a presentar, de acuerdo con el Código de Comercio y la Ley de Sociedades Anónimas, son cinco: el balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el estado del cambio del patrimonio neto, el estado de flujos efectivos y la memoria.
Plazos en la presentación de las cuentas anuales
Finalizado el ejercicio contable, que en la mayoría de las empresas coincide con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), las sociedades y empresas tienen hasta el 30 de julio para presentar las cuentas ante el Registro Mercantil.
Los plazos pueden dividirse en cuatro pasos:
Elaboración de las cuentas anuales
Es el proceso interno de contabilidad de cada empresa, que por lo general se inicia al finalizar el año contable y que abarca un período de tres meses desde el cierre (31 de marzo).
Las cuentas anuales deben estar elaboradas cumpliendo con los parámetros del Plan General de Contabilidad (PGC). El PGC es un texto legal cuyo objetivo es hacer que todas las empresas sigan una metodología similar al hacer las cuentas, de modo que se puedan comparar y evaluar.
Legalizar los libros contables
Es un paso obligatorio cada año y las empresas tienen el plazo de 4 meses desde el cierre (30 de abril) para hacerlo. Su presentación será telemática, aunque de manera excepcional (por problemas técnicos) se permite su presentación mediante dispositivos de almacenamiento de datos si se cumplen determinados requisitos.
Presentar las cuentas anuales a la junta general de la empresa
Las cuentas deben presentarse y ser aprobadas por la directiva de la empresa dentro del plazo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre (hasta el 30 de junio).
Depositar las cuentas en el Registro Mercantil
Una vez aprobadas las cuentas anuales se presentan ante el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación (fecha máxima 30 de julio).
En el Registro Mercantil debe entregarse un ejemplar de las cuentas anuales acompañado por los siguientes documentos:
- La solicitud firmada por quien presenta las cuentas ante el Registro Mercantil.
- Certificación del acuerdo de la junta directiva o del órgano social competente, aprobando las cuentas, con las firmas legitimadas notarialmente.
- Un ejemplar del informe de gestión, si es el caso, acompañando también en su caso, el estado de información no financiera.
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas, cuando la sociedad debe realizar una verificación contable, o alguno de los miembros de la sociedad solicitó una auditoría independiente, si es el caso.
- Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
- Una certificación de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
- Formulario de declaración de identificación del titular real de la sociedad, a efectos de la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
- Declaración anual de actividades que han de presentar los prestadores de determinados servicios a sociedades, a efectos de la prevención de blanqueo de capitales, si es el caso.
El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, además de ser una obligación legal y administrativa, es una demostración de transparencia ante terceros, de seriedad y fiabilidad, por lo que es importante no descuidar este proceso administrativo.
